Las 10 mejores herramientas para la gestión de tareas

Gestión de tareas

En una sociedad cada vez más competitiva y más exigente, es necesario ser cada vez más productivos. No hay mejor manera de ser más productivo que controlando y dominando nuestra propia gestión de las tareas. Así que vamos a analizar las diez mejores herramientas para la gestión de tareas o “to dos”.

Gestión de tareas

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es el arte de agrupar todos los quehaceres diarios, de manera que de un vistazo puedas tener una idea general de todo el conjunto. Pero además una gestión de tareas te puede ayudar también a que no se te pase nada importante en tu rutina diaria.

Esto se podría hacer con una libreta y un bic, sin ningún problema, por supuesto, pero existe software que puede ayudarnos a aquellos que perdemos siempre los papeles de las tareas.

¿Qué es una buena herramienta para la gestión de tareas?

Una buena herramienta para la gestión de tareas, será una aplicación:

  • muy ligera
  • que nos permita apuntar tareas y agruparlas
  • que podamos tachar las tareas y ver todo lo cumplido
  • que tenga recordatorios
  • que nos permita compartir estas listas con otros contactos
  • que podamos acceder a esta lista desde el móvil y desde un ordenador
  • que sea compatible con las diferentes plataformas que utilicemos habitualmente (Mac OS X, Windows,..etc.)
  • que os permita ahorrar tiempo en vuestro día a día

Antes de explicar cuales son para nosotros las diez mejores aplicaciones para la gestión de tareas, queremos dejar claro que al final, el mejor software de gestión será aquel que a vosotros os sirve realmente para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Hay gestores que permiten personalizarlo todo y tienen muchas opciones, pero a menudo menos es más, y tal vez  a la hora de organizarnos, con una lista sencilla y limpia es más que suficiente. Sobretodo en esta fase no queremos despistarnos, solo queremos centrarnos en lo que realmente es importante.

 

Las diez mejores herramientas para la gestión de tareas

1.- Google Tasks
2.- Google Keep
3.- Evernote
4.- Asana
5.- Wunderlist
6.- Any.do
7.- Todoist
8.- Trello
9.- Workflowy
10.- Hightrack

 

1. – Google Tasks

 

Empezamos por el gestor de tareas de Gmail que es de los más sencillos, y está integrado con la herramienta de correo de Google.

Es tan sencillo como seleccionar “Tareas” en la cabecera del gestor de correo:

Seleccionar Gestor de tareas de Gmail

Y automáticamente nos aparecerá en la parte inferior derecha de nuestro navegador.

Gestor de tareas de Gmail

Por lo que hemos podido comprobar también funciona una versión a pantalla completa, pero parece una versión bastante más antigua: Enlace

 

Pros

Editor tareas sencillo

Gratuito

Accesible desde Gmail

Accesible desde otras apps

Cons

Escondido

Aspecto 1.0

Tal vez no es sencillo sino demasiado pobre y desfasado

No tiene App propia

 

2.- Google Keep

Gestor de tareas Google Keep

Ahora si, Google Keep si es una herramienta actualizada para editar tareas, notas, listas y se organiza en tarjetas. Keep originalmente se creó para gestionar notas de texto, por tanto hereda propiedades del mismo, como los cambios en los colores de fondo de las tarjetas. Si lo utilizas para crear notas puedes llegar a perderte, aunque para ello han añadido las etiquetas.

Diriamos que está más orientado

 

google keep

Pros

Editor de tareas sencillo

Gratuito

Accesible Online

App para Android i iOS

Colores para las tarjetas

Tarjetas compartidas

Cons

Está más orientado a Notas

Puedes llegar a perderte entre todas las tarjetas

 

3.- Evernote

gestor de tareas evernote

En realidad Evernote, no es un gestor de tareas al uso, o al menos no está creado para este fin, es un muy buen gestor de notas, como lo es Google Keep, seguramente mucho más potente e igualmente sencillo y intuitivo.

¿Por qué hemos añadido Evernote en esta lista? Sabemos que todos nos organizamos de manera diferente, y que no todos los trabajos son iguales, por tanto si estás acostumbrado (o te gusta) utilizar aplicaciones de gestión de notas, porque no aprovecharlos para gestionar tareas.

La versión gratuita nos permite subir archivos adjuntos (hasta 60 Mb al mes), sincronizarlos con 2 dispositivos, y la versión de pago empieza en 2,5 €/mes.

Existe otra aplicación FacileThings que convierte tus notas en tareas, en cierto modo puedes tener toda tu documentación en Evernote y la gestión de tareas realizarla de manera externa.

Pros

Un gran editor de texto

Existen complementos para convertirlo en Gestor de tareas

Cons

No es un gestor de tareas como tal

 

4.- Asana

asana

 

La lista de aplicaciones de gestión de tareas empieza a ponerse interesante con Asana. Una aplicación que saca el máximo rendimiento de sus datos y que puedes conectarla con infinidad de servicios, como Dropbox, Box, Drive, Google Sheets, Harvest, Google Calendar, Slash, MailChimp, y muchos más.

Asana tiene un aspecto muy limpio, y claro. Se puede marcar la fecha fin, marcar como favoritas tareas, añadir etiquetas para agrupar elementos y adjuntar documentos. Además permite el trabajo en grupo, y asignar tareas a otros usuarios. Es gratuito para equipos de hasta 15 personas. Tiene aplicaciones para iOS y Android, para Windows y Mac deberás utilizar la versión online desde tu navegador. La versión de pago son 4,17$/mes por usuario

Realmente es una aplicación orientada a mejorar la productividad de los equipos de trabajo, y a la gestión de proyectos, aunque puede adaptarse perfectamente a las tareas diarias domésticas o personales.

 

Gestor de tareas Asana

Pros

Orientada a mejorar la productividad de la gestión de proyectos

Infinidad de posibilidades conectando las tareas con otros servicios

Gratuito hasta 15 personas

Aplicaciones para Android, iOS y navegador

Tareas recurrentes

Cons

Las opciones aparecen en inglés

 

5.- Wunderlist

Gestor de tareas Wunderlist

En esta lista no podía faltar el gestor de tareas Wunderlist lleva ya mucho tiempo con nosotros, tiene aplicación para iOS, Android, Windows Phone, Mac, y Windows. Si te gusta su estética es ideal, en su versión gratuita puedes compartir listas y asignar por lista hasta 25 tareas (en la versión gratuita). Al igual que en las anteriores puedes definir la fecha de vencimiento, pero también puedes definir un recordatorio, subtareas, notas y archivos adjuntos.

Muy útil, y enamorado hace mucho tiempo de esta aplicación, aunque actualmente prefiero otras opciones para tareas profesionales. La versión Pro cuesta 4,99 $ con los que tienes 30 backgrounds un número ilimitado de subtareas, puedes asignar tareas ilimitadas y puedes añadir archivos mayores de 5 Mb

Pros

Con la opción gratuita puedes hacer casi todo

Sencilla

Asignar tareas

Listas compartidas

Cons

Echo en falta un background sin foto que no distraiga

Tal vez está un poco desactualizada

 

6.- Any.do

any-do-logo

El gestor de tareas Any.do es junto con Todoist i Hightrack una de las aplicaciones más conocidas y extendidas. Diseño, marketing, sencillez, todo ayuda.

Any.do tiene un planificador diario que te ayuda a recordar que tareas tienes hoy pendientes, en ese momento puedes retrasarlas, marcarlas como hechas,.. etc. Muy útil para quien le gusta que les recuerden diariamente que tienen que hacer durante el día o que cosas no han hecho todavía (Not me 🙂 ) Se pueden configurar los días y la hora a la que aparecerá el planificador.

En la versión móvil puedes tachar una tarea desplazando el dedo sobre ella, o cambiar el orden manteniendo el dedo presionado sobre la misma. También puedes asignarlas a otro usuario, añadir un archivo adjunto y programarla para un día en concreto.

Any.do han desarrollado otra aplicación Calendario que se complementa perfectamente para smartphone, que se llama Cal y que accede a los eventos que tienes creados en Any.do. Aplicación con versiones para Android, iOS, Mac, Windows, Web y como Chrome App. El precio son unos 3,75 $ al mes (pago anual, en promoción 2,25)

Pros

Planificador para reorganizar las tareas diarias

Limpio, sencillo, fácil, intuitivo

Cons

Permite compartir solo una tarea (versión gratuita)

Planificador limitado a 5 momentos al mes (versión gratuita)

Limitación hasta 1,5 Mb por archivo (versión gratuita)

 

7.- Todoist

todoist-logo

 

No es casualidad que el gestor de tareas Todoist esté en la lista de las aplicaciones más utilizadas/buscadas. Tiene buen diseño, es sencilla, accesible desde Android, iOS, Mac, Windows, Apple Watch, Android Wear, y desde tu navegador preferido.

Añade subproyectos, y prioridades de tarea. Además la versión gratuita admite hasta 80 proyectos activos y hasta 5 personas por proyecto, aunque por otro lado en la versión gratuita no se admiten archivos adjuntos.

En la versión de pago 2,42 €/mes también puedes añadir tareas vía email, puedes sincronizar con iCal, y tienes los recordatorios.

Pros

Limpio, sencillo, fácil, intuitivo

Vista del día actual

Vista de los próximos 7 días (muy útil)

Cons

No permite subir archivos en la versión gratuita

 

8.- Trello

gestor de tareas trello

 

Trello es un gran gestor de proyectos y también de tareas. Trello es una de las mejores, si no la mejor, opciones para trabajar en grupo. Se organiza en tableros, que puedes definir como quieras, pero si trabajas en equipo una sugerencia para aumentar la productividad es trabajar siempre con 4 tableros: Tareas pendientes, En proceso, Para revisar, y Hechas.

Tienen muy bien resuelta la actividad de las tareas, se pueden adjuntar archivos de gran tamaño (en la versión gratuita), puedes linkarlo con Dropbox, Box, Drive, y puedes hacer referencia en los comentarios a otros usuarios utilizando la “@”.

Trello tiene aplicaciones para Android, iOS, y para tu navegador preferido. Se relaciona muy bien con Slack, Toggl, Dropbox. Cuando empieces con un proyecto podrás eliminar definitivamente los correos electrónicos, que todo quede en Trello. La versión de pago es más cara que en las otras alternativas 9,99$.

Pros

Es la mejor opción (gratuita) para gestionar proyectos en grupo

Integración con muchos servicios

Está muy extendido

Notificaciones configurables

Cons

Diseño muy mejorable

 

9.- Workflowy (Amor a primera vista)

gestor de tareas workflowy

Workflowy es tan sencillo que parece un editor de texto. Tiene apariencia de editor de texto, aunque en realidad oculta un gran gestor de tareas o más bien un gestor de listas.

Workflowy no te apabulla con grandes listas, su diseño es sencillo y siempre parece que intente mostrar sólo lo que interesa en cada momento. El precio de la versión de pago son 4,99$/mes. En la versión gratuita tienes hasta 250 elementos por mes, pero tiene un apartado de referidos, y si enviáis ese link a vuestros contactos conseguís (ambos) hasta 250 elementos más por mes. Tienen aplicación para iOS, Android y tu navegador preferido.

La edición de los elementos se hace como en un editor de texto cuando añades tabulación por puntos. Creas un elemento principal, añades un intro y si quieres añadir un elemento hijo, solo tienes que añadir un tabulador.

gestor de tareas workflowy

Pros

Extremadamente sencillo

Limpio, parece un editor de textos

Ideal para usuarios que solo quieren utilizar el teclado

Cons

No tiene recordatorios ni fechas límite para las tareas

No tiene implementada la autenticación con Google Account

Si quieres listas privadas tendrás que pasar de la cuenta gratuita

 

10. – Hightrack

Gestor de tareas hightrack

El gestor de tareas Hightrack está en la línea de Todoist, Any.do o Asana, aunque hay algo que echamos en falta que es el trabajo en equipo, no se puede trabajar con listas conjuntas ni compartir tareas.

Se agradecen las vistas de calendario para tener una vista más global, sin duda ayuda a ser más productivo teniendo una vista a corto y largo plazo. Añaden el parámetro “Energía” a cada tarea, que tal vez en otras aplicaciones habíamos visto algo similar como “prioridad”.

También puedes añadir eventos, para que te sea más fácil ver en un calendario tareas y eventos programados. El precio son 4,99€/mes, y tienen aplicación para Android, iOS, y aplicación Web.

Pros

Sencillo, intuitivo

Puedes crear tareas enviando un email

Cons

No hemos encontrado el uso compartido de la aplicación

 

 

 

Al hacer este análisis nos hemos encontrado con otras aplicaciones que no hemos analizado como: Remember de Milk (un clásico), OmnifocusNozbe, ProducteevAstrid

 

Si andáis preocupados por la productividad os recomendamos también una aplicación que se llama Toggl que se conecta con muchas de las aplicaciones que hemos escrito y que monitoriza el tiempo que tardáis en realizar una tarea, algo muy sencillo pero muy útil al mismo tiempo. Fácil, solo teneis que darle al Start i al Stop. Toggl también tiene una extension para chrome para hacer más fácil la integración.

 

¿Vosotros utilizáis alguna aplicación para la gestión de tareas?

En caso de que utilicéis algún gestor de tareas, nos lo podéis dejar como comentario junto con vuestra experiencia con el mismo. ¡Gracias!

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